6 стъпки към ефективно планиране

За дългосрочни цели ви е необходим многогодишен план, за краткосрочни - тримесечен, а за текущи цели - месечен, седмичен, ежедневен. Какво е наистина важно при планирането? Ето 6-те най-важни стъпки за успешно планиране.

Специалистите по управление на времето съветват, когато планирате текущи дела, да го правите в перспектива на една седмица, защото седмицата дава по-широк контекст на нашите дейности. И какво да се има предвид при организиране на задачи?

Благодарение на таблото за време ще откриете, че не е нужно да правите всичко! Тогава ще познаете радостта да се наслаждавате на свободното си време. Нашият личен и професионален успех до голяма степен зависи от това как организираме времето си. Ние сами избираме начина, по който го харчим, носим и последиците от тези решения. За да се управляваме добре във времето, нека следваме максимата на Стивън Р. Кови: „Вместо да се фокусирате върху правилното нещо, трябва да насочите вниманието си към правилното нещо“. Решенията ни относно използването на времето се влияят от два критерия - спешност и важност. Често придаваме значение на твърде много задачи. Но правилното определяне на приоритетите е да осъзнаем какво е най-много в нашата йерархия на ценностите, а не просто да реагираме на неотложни въпроси. Как да ги различаваме един от друг? Спешността е критерий, свързан с времето, значението за нашите цели. Практически инструмент, който показва обхвата на дейностите и помага да се идентифицира това, което е наистина важно, е таблото за време. Най-важното условие за ефективно действие и планиране е да се съсредоточите върху квадрант II и едновременно с това да премахнете много дейности в I и III и да игнорирате квадрант IV.

Важно

График: квадрант I.

Той обхваща както важни, така и неотложни въпроси. Това е „управление на кризи“ - действия от стратегическо значение и неотложни въпроси. През това тримесечие ние работим и използваме знанията си, за да отговорим на много ситуации и да се справим с предизвикателствата. Не можем да пренебрегваме тези въпроси.

График: квадрант II

Той обхваща важни, но не спешни въпроси. Това е "висококачествено" тримесечие, в което се управляваме: правим дългосрочни планове, предвиждаме проблеми и ги предотвратяваме, развиваме способности, регенерираме, прекарваме време с любими хора. Колкото повече време прекарваме през това тримесечие, толкова повече се увеличава способността ни за действие. Пренебрегването на дейностите в него разширява квадрант I, който в крайна сметка ни поглъща, причинява стрес и прегаряне.

График: квадрант III

В него има спешни въпроси, но не важни. Това е една четвърт от заблудата, защото шумът около спешното може да създаде илюзия за важност. В този квадрант изпълняваме действия, които са актуални, но важни за някой друг, изпълняваме очакванията на другите, мислейки, че сме в квадрант I.

График: квадрант IV

Това не са спешни и маловажни въпроси. Като минимизираме времето, прекарано през това тримесечие, ще спечелим време за наистина важни неща.

1. Ефективно планиране: помислете за вашата визия и мисия

Когато започнете да планирате дейностите си, помислете какво е най-важно в живота ви. Помислете за вашата визия, какво бихте искали да правите, правилата, по които следвате (компас!). Колкото и далечно да изглежда, това е изключително важно, защото вашите убеждения влияят върху целите, които сте си поставили, решенията, които вземате и как прекарвате времето си.

Размисълът върху собствената мисия е съществено условие за действие според важното, тъй като има силно влияние върху изпълнението на останалите дейности, възложени на II квартал. Ако вашето житейско кредо е личностно развитие, да бъдете със семейството си, да откривате ценностите на живота или социалната активност, то като се връщате от време на време, ще направите най-важните неща, запечатани в паметта ви. Мисията ще създаде рамка, в която ще вземате решения в следващите етапи на планиране.

2. Ефективно планиране: дефинирайте ролите си

Ролите са символи на задължения, взаимоотношения с хората, дейности в полза на обществото. Дефинирането им ясно създава естествена структура, която ни позволява да поддържаме баланс. Ролите, които играете, се основават на вашата мисия. Избройте ролите си на лист хартия (напр. Съпруга, майка, ученичка, мениджър, директор, член на спортен клуб). Изследванията показват, че появата в повече от седем е неефективна, затова се опитайте да комбинирате определени функции, например.Идентифицирането на житейските роли ви помага да видите живота като цяло - можете да видите, че това не е само работа или семейство, но всички те заедно. Докато описвате ролите си, ще забележите „важни, но не спешни“ въпроси (квадрант II), които обикновено се игнорират. В допълнение към ролите, добавете "заточване на трион" към седмичния график. Това е енергията, която трябва да вложим в усъвършенстването на уменията си в четири основни измерения на живота - физическо, социално, интелектуално и духовно. Погълнати от „рязане“ (получаване на резултати), забравяме да „изостряме триона“ (поддържаме или развиваме способността за постигане на резултати в бъдеще). Ако например не спортуваме (физическа сфера), не развиваме знания (социална сфера), не следим най-новите развития в нашата индустрия (интелектуална сфера) или не знаем какво е важно за нас в живота (духовна сфера), може да „затъпим ”Чрез дисбаланс.

3. Ефективно планиране: Изберете цели за всяка роля

Помислете какво е най-важното нещо, което можете да направите във всяка роля тази седмица, за да постигнете положителни резултати. Какво е от съществено значение, например като съпруга, съпруг, родител, служител? Когато търсите дейности, използвайте компас, а не часовник и се фокусирайте върху важното, а не спешно. Това може да бъде например среща със съпруг, повече време за дете, събиране на информация за курс за бързо четене, медитация. Поставете си една или две цели за всяка роля.

4. Ефективно планиране: научете се да вземате решения

За да превърнете целите на тримесечие II в план за действие, трябва да се научите да вземате правилните решения през цялата седмица. Често се опитваме да намерим време за „важни“ дейности в квартали I и III, които вече са пълни с дейности. Хвърляме се от един случай в друг, поверяваме го на друг, отлагаме го, надявайки се да намерим време за най-важните неща. Но - както пише Стивън Р. Кови - „ смисълът не е в приоритизирането на плановете, а в планирането на приоритетите“. Представете си широк буркан, в който поставяте големи камъни. Въпреки че бурканът е пълен с камъни, той не е пълен, можете да поръсите чакъл в пролуките. Но истината е, че бурканът все още не е пълен - можете да добавите пясък и накрая вода. Нашите цели през второто тримесечие са „големи камъни“. Ако първо се справим с други въпроси - вода, пясък и чакъл и след това искаме да впишем големи камъни в плана, опитите ни ще бъдат напразни. Но ако знаем кои неща са големи камъни и ги уредим преди всички останали, ще видим колко много можем да постигнем и колко вода, пясък и чакъл има в празните пространства. Ще постигнем това, което смятаме за важно, и в същото време ще „коригираме“ и други дейности съответно.

5. Ефективно планиране: организирайте всеки ден

Вашите ежедневни задачи са да направите първо най-важните неща, въпреки неочакваните обстоятелства и предизвикателства за деня. Понякога ще успеете да приложите план, друг път ще трябва да го промените, но когато вземате решения, разчитайте на индикациите на вашия вътрешен компас. За да поставите най-важните неща на първо място, сутрин:

Представете си курса на деня - прегледайте седмичния график, намерете позицията си, разгледайте този ден в контекста на 7-те дни. Това ще ви помогне да реагирате адекватно на неочаквани ситуации.

ОПРЕДЕЛЕТЕ ПРИОРИТЕТИ - маркирайте действията си със символите на четвърти квартал I и II - благодарение на това ще бъдете сигурни, че въпросите от четвърти квартал не се вписват във вашия график. Ако е необходимо по-нататъшно определяне на приоритетите, маркирайте по-подробно дейностите от квартали I и II (например с кръг).

ОПРЕДЕЛЕТЕ ВРЕМЕТО И ВРЕМЕТО НА ЗАДАЧАТА - отделете тези, които са строго определени от тези, които могат да бъдат изпълнени по всяко време на деня. Запишете и срокове за конкретни дейности.

6. Ефективно планиране: оценете ефективността си

В края на седмицата помислете какви цели сте постигнали, с какви предизвикателства сте се сблъскали, какви решения да вземете и дали най-важните неща са били на първо място при избора. Седмичното обобщение ви помага да избегнете повтарянето на едни и същи грешки, позволява ви да бъдете по-ефективни през следващите седмици.